Корпоративные PR-мероприятия

Виды мероприятий

Представительские корпоративные мероприятия (PR-мероприятиям) позволяют сделать рекламу организации, как для внутреннего клиента (сотрудников), так и для внешнего (потребителей, клиентов, общества в целом).

К основным PR-мероприятиям относят:

• день рождения организации;

• годовое собрание акционеров;

• участие в профессиональных выставках, форумах, пресс-конференциях.

Организаторы мероприятий

Часто организацией корпоративных PR-мероприятий занимаются сотрудники службы персонала организации совместно со специалистами отдела рекламы, маркетингового отдела, PR-отдела. В случае отсутствия в организации специалистов с необходимыми знаниями и опытом в данном вопросе, рекомендуется пригласить внешних консультантов (фрилансеров или сотрудников специализированных PR-компаний).

День рождения организации

День рождения организации – один из видов корпоративных PR-мероприятий, который можно организовать в виде внутрикорпоративного праздника, или в виде PR-мероприятия, нацеленного на внешнюю аудиторию.

В первом случае в качестве участников пригласите только сотрудников организации (всех или избранных решает руководство организации в зависимости от бюджета мероприятия и стиля управления). Во втором случае пригласите журналистов, представителей местных властных структур, бизнес-элиту города, области, страны, лидеров общественного мнения, экспертов. Это позволит привлечь дополнительное внимание к мероприятию и увеличить известность (рейтинг) организации.

В программу мероприятия включите блок официальной торжественной части, который будет содержать в себе поздравления руководства организации и приглашенных лиц, рассказы о достижениях организации, ее планах на будущее, истории успехов сотрудников, торжественное награждение грамотами и другими знаками отличия заслуженных сотрудников. Именно данная информация позволяет сделать День рождения организации не просто развлекательным мероприятием, а превратить его в рекламную акцию организации (PR-мероприятие).

Также в программу мероприятия рекомендуется включить развлекательную часть – различные конкурсы, спортивные состязания, чествование передовиков, лотереи, вручение подарков, концерт звезд эстрады, праздничный банкет и т.д.

В том случае если День рождения организации носит внутрикорпоративный характер, рекомендуется торжественную официальную часть сделать короче, чем как при проведении мероприятия в виде PR-мероприятия для внешней аудитории.

Уделяйте больше внимания возможности сотрудников неформально пообщаться друг с другом в свободной от делового ритма обстановке.

Годовое собрание акционеров

Используйте годовое собрание акционеров как инструмент развития корпоративной культуры организации. Данное собрание является PR-мероприятием как по взаимодействию с внешним клиентом (акционерами, журналистами, клиентами и т.д.), так и внутренним (сотрудниками организации).

Собрание может включать в себя несколько самостоятельных разноплановых акций:

• индивидуальную работу с журналистами и акционерами;

• пресс-конференцию по итогам собрания;

• эксклюзивные интервью нового председателя правления организации с наиболее значимым СМИ;

• презентацию нового руководства организации главным целевым аудиториям и т.д.

В связи с этим для каждой акции необходимо разработать самостоятельный план проведения и подготовить ряд документов.

При этом учтите, что общую политическую значимость этому событию придает информирование акционеров о новом стратегическом курсе развития организации, о новой кадровой политике и т.д. Данная информация влияет на корпоративную культуру организации, на корпоративный дух персонала. В связи с этим после или одновременно с проведением собрания всю информацию, которая касается развития организации и изменений кадровой политики, необходимо донести до сотрудников организации всеми возможными способами (с помощью корпоративного сайта, печатных изданий, в беседе с руководством и т.д.).

Важно, чтобы выступления руководства, отчет о выполненных работах, информация о будущих планах организации позволили сформировать у сотрудников организации ощущение гордости за свою работу, дали возможность осознать свою причастность к успеху организации.

Участие в выставках, форумах, конференциях

Для развития и внедрения норм и правил корпоративной культуры, закрепления общего представления об организации для внешних и внутренних клиентов принимайте участие в профессиональных выставках и форумах.

Профессиональные выставки и форумы позволяют показать не только товар и услуги организации, но и корпоративный стиль, символику, рассказать историю организации, дать информацию о ее достижениях и т.д. Данная информация направлена на внешних клиентов, но отчет о мероприятии с фотографиями и информацией о результате выставки (форуме, конференции) укрепляет корпоративный дух сотрудников. Сотрудники видят, как представлена их продукция, как относятся к результату их труда и в большинстве случаев эта презентация организации для внешних клиентов воздействует и на сознание персонала.

В связи с этим рекомендуем публиковать на стендах организации, корпоративном сайте, газете или журнале информацию об участии организации в такого рода публичных мероприятиях. Объявлять сотрудникам результаты выставки и форума, делать ударение на то, что организация конкурентно способная, сильная, что услуги, товар, которые производят сотрудники, востребованы и т.д.

Корпоративные командообразующие мероприятия

Цель мероприятия

Командообразующие мероприятия (team-buildings) – это один из видов корпоративных мероприятий, которые проводят с целью:

• внедрить общие корпоративные правила и нормы поведения в коллективе;

• сформировать команду для эффективной работы с четко распределенными правами и обязанностями;

• эмоционально сблизить коллектив, улучшить психологический климат;

• дать сотрудникам навыки командной работы и решения нестандартных задач;

• раскрывать творческие возможности и использовать потенциал участников;

• вырабатывать у сотрудников навыки преодоления страха неудачи, ответственность за свои решения;

• развить у команды чувство уверенности в собственных силах, поднять личностную самооценку участников мероприятия и т.д.

Цель мероприятия в каждой организации определяют самостоятельно в зависимости от бизнесс-задачи, которую необходимо решить, а также стратегических целей развития организации.

Организаторы и ведущие

Для организации командообразующего мероприятия можете воспользоваться услугами провайдеров (тренинговой компании, фрилансера) или создать в организации проектную группу, которая самостоятельно разработает и проведет мероприятие.

При этом в проектную группу, в зависимости от структуры организации и масштаба мероприятия рекомендуется включить руководителей подразделений, сотрудников службы персонала и центра обучения, бизнес-тренера, инструктора и других специалистов, заинтересованных в проведении мероприятий по командообразованию.

Также возможно организовать совместную работу внешних консультантов с представителями организации, например, анализ ситуации, разработку программы и сценария мероприятия выполняют приглашенные консультанты, а реализуют программы – члены проектной группы.

Формат мероприятия

Проведите командообразующее мероприятие как отдельное событие (тренинг, семинар, игра), или сделайте его частью, например, неформального или обучающего мероприятия.

Форма проведения

Форма проведения командообразующих мероприятий может быть различной, например:

• игровые программы (настольная игра, ролевые игры по сценарию и т.д.);

• городское ориентирование;

• спортивные программы (корпоративные олимпиады, соревнования, спортивное ориентирование и т.д.);

• экстрим-программы (мультиспорт, скалодромы, яхты, дайвинг, рафтинг, внедорожники, военный экстрим и т.д.);

• творческие программы (театральные, кинофестивали, танцевальные, музыкальные, изобразительное искусство, ремесла, кулинарные программы и т.д.);

• комплексные программы (совмещение различных элементов в одной программе).

Разработка программы мероприятия

Для разработки и реализации программы командообразующего мероприятия необходимо:

• определить цели мероприятия;

• выявить участников мероприятия, определить их должности, функциональные обязанности, опыт, образование, возраст, пол и иные необходимые качественные характеристики;

• выбрать формат и форму проведения мероприятия;

• определить ресурсы для организации и проведение мероприятия;

• составить бюджет мероприятия и утвердить его;

• определить состав проектной группы, принципы ее работы;

• разработать сценарий мероприятия;

• в случае необходимости выбрать внешних тренеров, ведущих;

• подготовить внутреннюю документацию для реализации мероприятия;

• провести мероприятие согласно программе и сценарию;

• подготовить пост-проектную встречу, оценить эффективность мероприятия и подготовить отчет о выполненной работе.

При разработке программы и дальнейшем проведении мероприятия стремитесь соблюдать основные принципы работы с группой сотрудников.

Общие принципы

При разработке программы и дальнейшем проведении мероприятия рекомендуется:

• выбрать задания, которые не требуют от участников специальных знаний, навыков и физической подготовки (задания должны быть доступны для выполнения всеми участниками);

• объединить участников в команды численностью не более 10 – 15 человек;

• использовать в программах специальные упражнения, активизирующие групповые процессы;

• прикрепить к каждой команде опытного инструктора, который будет способствовать развитию групповой динамики;

• придумать для каждого задания легенду, интересную историю, чтобы заинтересовать участников, вызвать азарт, позитив;

• разработать для всех заданий четкие правила и следить за тем, чтобы они соблюдались всеми участниками;

• полностью исключить алкоголь при проведении мероприятия.

Корпоративные неформальные мероприятия

Виды и цели мероприятий

Для развития корпоративной культуры организации используются неформальные корпоративные мероприятия.

К ним относят организованные и оплаченные организацией (полностью или частично) программы совместного проведения сотрудниками организации нерабочего времени, например, семейные дни, походы в горы, посещение или проведение выставки домашних животных, турниры в шахматы, кружки по рисованию, танцам, спортивные секции, клубы фанатов, организация деловой библиотеки и т.д.

Данные программы объединяют сотрудников, которые имеют общие интересы и (или) ценности, помогают лучше узнать друг друга, позволяют поделиться своим опытом и знаниями в областях отдельных от работы и профессии.

Такое общее совместное проведение сотрудниками свободного времени за счет (или с помощью работодателя) действует на сотрудников мотивирующее, воспринимается как забота о личных интересах, и в результате повышает лояльность сотрудников к руководству и организации в целом.

Пример организации Дня питомцев

В организации был организован и проведен вечер «Мой любимчик», который был посвящен любимым питомцам сотрудников организации. На мероприятие были приглашены как владельцы питомцев, так и просто любители животных, при этом также были приглашены все члены семей сотрудников. Для детей сотрудников дополнительно была организована площадка для игр и приглашены аниматоры.

В программу мероприятия включили конкурсы для животных по номинациям «Добряк», «Симпатяга», «Супер дисциплина», для владельцев питомцев был проведен шуточный конкурс «Знаю его как себя», на котором владельцы, как могли, доказывали, насколько они понимают и знают своих животных. Также были приглашены мастера стрижки и ветеринар, которые обслужили всех желающих.

Организаторы мероприятия

В основном неформальные корпоративные мероприятия организуют и проводят инициативные сотрудники организации совместно со специалистами службы персонала. В организациях с развитой корпоративной культурой, в которых приветствуется инициатива и креативность сотрудников часто инициаторы – рядовые сотрудники, самостоятельно обращаются к руководству организации с предложениями провести то или иное мероприятие.

В иных организациях часто главным инициатором является ответственный за развитие корпоративной культуры, руководитель службы персонала или иное ответственное лицо, в функционал которого входит организация мероприятий для персонала. При этом выбор мероприятий в любом случае делают с учетом пожеланий коллектива, который выявляют с помощью опросов и анкетирования.

Алгоритм проведения

В том случае если неофициальные мероприятия были выбраны как инструмент развития и укрепления корпоративной культуры организации, рекомендуется:

• определить размер бюджета, который организация готова выделить на неформальные корпоративные мероприятия;

• объявить конкурс на идею неформальных мероприятий;

• сделать опрос сотрудников (устный или письменный) и выявить основные хобби сотрудников, направления спорта, которыми они увлекаются и другие интересы;

• сделать анализ поступивших идей, оценить их соответствие корпоративным нормам и ценностям, определить их стоимость, соотнести с возможностями, оценить обхват сотрудников данной идеей, согласовать с руководителем организации или иным уполномоченным лицом, и сделать окончательный выбор программ;

• объявить о выборе сотрудникам организации, обосновать им свой выбор;

• назначьте из числа активных, увлеченных сотрудников ответственного за организацию мероприятия (данный сотрудник должен быть исполнительным, ответственным и пользоваться авторитетом среди коллег);

• разработать и утвердить правила проведения мероприятия;

• регулярно контролировать качество проведенных программ и расходы по ним;

• регулярно информировать сотрудников о проведенных мероприятиях и дальнейших планах;

• поощрять ответственных за проведение мероприятия сотрудников морально и материально.

Ресурсы

Неформальные корпоративные мероприятия не всегда требуют больших финансовых вложений, часто достаточно поддержать идеи сотрудников, предоставив им необходимые ресурсы, которые уже есть в организации, например, помещение, оборудование и мебель, какие-то инструменты и т.д. Иногда достаточно оказать информационную поддержку – распространить информацию о мероприятиях среди сотрудников, используя корпоративные газеты, журналы, сайт и т.д.

Мотивирование организаторов

Для того чтобы неформальные мероприятия стали стабильными эффективными корпоративными мероприятиями необходимо регулярно мотивировать инициативных сотрудников, которые занимаются их проведением. Для этого можно применять как материальные инструменты (денежные премии, предоставление оплаченных свободных рабочих часов и т.д.), так и нематериальные (публичная похвала, наделение определенным статусом, который дает дополнительные льготы и т.д.).

Важно сохранить инициативу сотрудников и помогать естественному, но контролируемому процессу развития корпоративной культуры в организации.