Как разработать систему ключевых показателей эффективности (КПЭ)

Разработка системы КПЭ

Для разработки системы ключевых показателей эффективности рекомендуется:

• определить цели разработки и внедрения системы оплаты труда на основании КПЭ;
• определить цели и стратегии деятельности организации;
• определить общие ключевые показатели эффективности организации, раздробить их на ключевые показатели эффективности бизнес-процессов, а затем на ключевые показатели эффективности подразделений;
• определить перечень должностей в структуре организации, на которые будет распространяться действие системы показателей эффективности, и ключевые функции этих должностей (бизнес-процессы которые находятся в их зоне ответственности);
• на основании ключевых показателей эффективности подразделений разработать персональные показатели по должностям, таким образом привязать общие ключевые показатели эффективности организации к ключевым показателям эффективности отдельного сотрудника;
• определить порядок расчета ключевых показателей эффективности;
• зафиксировать правила и нормы системы расчета заработной платы на основании ключевых показателей эффективности в нормативных документах организации (Положении об оплате труда, Положении о премировании и т.д.), согласовать и утвердить их у руководителя организации;
• объяснить сотрудникам правила и нормы оценки их труда показателями эффективности, замотивировать сотрудников на получение конкретных результатов работы (выполнение КПЭ).

Правила разработки КПЭ

Для того чтобы система КПЭ была эффективной необходимо разработать такие ключевые показатели эффективности, которые:

• количественно легко измеримы;
• привязаны к корпоративным стратегическим целям, ключевым бизнес-процессам и проектам развития организации;
• рассчитываются по формуле легкой для понимания сотрудников;
• учитывают зону ответственности сотрудника (гарантируют, что именно своим трудом сотрудник управляет процессом реализации плана работ, внешние факторы не мешают и не помогают достичь выполнение показателей);
• рассчитываются на основании таких критериев оценки и норм, которые являются достижимыми для сотрудника (достижение цели должно быть связано с приложением значительных усилий, но в то же время вероятность ее достижения должна быть не менее 70 – 80%);
• учитывают весь набор функциональных обязанностей сотрудника;
• рассчитываются на основании таких критериев оценки и норм, на которые сотрудник может влиять на протяжении всего времени своей работы (сотрудник может улучшить результат работы в любой момент);
• фокусируют внимание и усилия сотрудника на достижении нескольких высокоприоритетных задач, а не рассеиваю усилия на многие предметы;
• сбалансированы друг с другом (один КПЭ помогает выполнить другой и не противоречит по своему смыслу);
• несут смысл и являться базой для анализа деятельности сотрудника и организации в целом.

Так же важно при разработке системы КПЭ учитывать, что стоимость измерения показателя не должна превышать эффект от использования данного показателя, а также что набор показателей эффективности для каждого сотрудника (подразделения) должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом (два – четыре показателя эффективности для одной должности).

Пример расчета заработной платы менеджера по продажам на основании ключевых показателей эффективности

Для формирования системы оплаты труда менеджера по продажам с учетом выполнения КПЭ был выполнен следующий методический порядок действий:

Определи главную цель организации – повысить выполнение плана продаж в период с 01.01.2018 по 31.12.2018 на 20 %.

Определили, что эта цель является главной целью отдела продаж.

Определили, что заработная плата менеджер по продажам должна учитывать достижение поставленных перед ним целей при выполнении текущих задач.

Так как цели менеджера по продажам устанавливает его непосредственный руководитель и закрепляет в Плане продаж и Плане работ, разработали следующие ключевые показатели эффективности:

КПЭ1 – процент выполнения плана продаж;

КПЭ2 – процент выполнения плана работы.

Установили, что каждый из выбранных КПЭ одинаково влияет на результат работы и что они одинаково будут влиять на переменную часть зарплаты, то есть утвердили что вес (важность) каждого из КПЭ равен 0,5.

Далее определили порядок расчета показателей:

КПЭ1 = Процент выполнения плана продаж (факт) / Процент выполнения плана продаж (план)

КПЭ2 = Процент выполнения плана работ (факт) / Процент выполнения плана работ (план)

Определили значения коэффициентов для каждого КПЭ, которые влияют на размер переменной части заработной платы при разных значениях КПЭ, и смысл его значения. Данные внесли в таблицу.

​​Разработали формулу расчета:

Заработная плата ​ = Постоянная часть (ПостЧ) ​ + Переменная часть (ПерЧ)​

Утвердили размер постоянной части заработной платы менеджера по продажам – 15 000 рублей. Выбрали размер планового значения переменной части – 15 000 руб. Тем самым определили соотношение переменной и постоянной части зарплаты как 50 / 50 процентов.

Определили формулу расчета переменной части заработной платы:

ПерЧ = ​ Плановое значение переменной части х ( вес КПЭ1 х КПЭ1 + вес КПЭ2 х КПЭ2 )

Проверили все возможные варианты размеров заработной платы при всех возможных значениях КПЭ.

Вариант 1. Выполнение плана продаж 90-100% (значение коэффициента КПЭ1 = 1). Выполнение плана работы 90-100% (значение коэффициента КПЭ2 = 1). Переменная часть (ПЧ) составляет 50% и равна 15 000 руб.
ПерЧ = 15 000 руб. х (1 x 50% + 1 х 50%) = 15 000 руб.
Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 15 000 (переменная часть) = 30 000 руб.
Вывод: сотрудник получает плановую заработную плату, установленную по нормативу ФОТ.

Вариант 2. Выполнение плана продаж более 100% (значение коэффициента КПЭ1 = 1,5). Выполнение плана работы более 100% (значение коэффициента КПЭ2 = 1,5).
ПерЧ = 15 000 руб. х (1,5 х 50% + 1,5 х 50%) = 22 500 руб.
Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 22 500 (переменная часть) = 37 500 руб.
Вывод: сотрудник получает больше на 7 500 руб. плановой заработной платы, но и выполнение плана по каждому из показателей составляет более 100%.

Вариант 3. Выполнение плана продаж 51-89% (значение коэффициента КПЭ1 = 0,5). Выполнение плана работы 51-89% (значение коэффициента КПЭ2 = 0,5).
ПерЧ = 15 000 руб. х (0,5 х 50% + 0,5 х 50%) = 7 500 руб.
Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 7 500 (переменная часть) = 22 500 руб.
Вывод: сотрудник получает меньше на 7 500 руб. плановой заработной платы.

Вариант 4. Выполнение плана продаж менее 50% (значение коэффициента КПЭ1 = 0). Выполнение плана работы менее 50% (значение коэффициента КПЭ2 = 0).
ПерЧ = 15 000 руб. х (0 х 50% + 0 х 50%) = 0 руб.
Заработная плата в месяц = 15 000 (фиксированная часть) + 0 (переменная часть) = 15 000 руб.
Вывод: сотрудник получает меньше на 15 000 руб., так как переменная часть равна 0 по причине выполнения плана по каждому показателю менее 50%.

После проверки всех вариантов расчета заработной платы менеджера по продажам зарплатная схема была согласована и утверждена генеральным директором организации. Сотруднику была объяснена правила расчета его переменной части зарплаты и была проведена беседа для стимулирования сотрудника на достижение конкретного результата - выполнения Плана продаж и Плана работ.