Как запланировать расходы на корпоративное мероприятие
Ответственные за бюджет
Любой корпоратив требует определенных затрат. Поэтому одним из этапов подготовки к такому мероприятию является составления бюджета расходов. Как правило, бюджет составляет специалист службы персонала, ответственный за проведение корпоративных мероприятий. В зависимости от стандартов бюджетирования, установленных в организации, данный специалист может делать это самостоятельно, либо совместно с экономистом организации. Бюджет оформляют в произвольном виде.
Статьи бюджета
В зависимости от формата и масштаба мероприятия данный бюджет может содержать разные статьи, но, как правило, в него включают следующие расходы: аренда площадки; организация и проведение праздничной программы: стоимость сценария, услуг ведущего, диджея, оплата артистов и пр.; меню и банкетное обслуживание (кейтеринг); фото и видеосъёмка; PR-сопровождение; сувениры, подарки, призы и др. атрибуты награждений/поздравлений сотрудников; транспортное обслуживание (заказ автотранспорта для доставки аппаратуры, исполнителей, сотрудников, гостей и т.п.); охранные мероприятия и пр. Наиболее затратными статьями в порядке возрастания стоимости, как правило, являются аренда, кейтеринг и праздничная программа, особенно если для ее организации привлекают профессиональное event-агентство.
Алгоритм подготовки бюджета
После того как были определены четкие цели корпоративного мероприятия и обозначена примерная сумма бюджета, необходимо: рассчитать количество участников корпоратива; выбрать площадку для мероприятия и главного организатора (провайдера); разработать культурно-развлекательную программу; согласовать меню и определить стоимость кейтеринга; рассчитать стоимость подарков и другие дополнительные расходы; защитить и утвердить бюджет.
Варианты бюджета
Чтобы упростит и ускорить защиту бюджета перед бюджетным комитетом и (или) руководством рекомендуется подготовить три варианта бюджета: в минимальный включите предельно низкие суммы, вложив которые можно получить желаемый результат, но эта экономия все же отразится на качестве; в оптимальный – затраты, идеально сочетающие цену и качество; в максимальный – самые большие, но при этом разумные вложения, которые позволят добиться наибольшего резонанса и зрелищности мероприятия.
Количество участников
В от кадровой политики организации, масштаба мероприятия и предварительно выделенной суммы (как правило, ее закладывают в бюджет расходов на персонал при планировании затрат на год) определите количество участников мероприятия. В список могут быть включены: только избранные сотрудники, заслужившие приглашение; все сотрудники организации; сотрудники с членами семьи (ближайшими родственниками, супругами и детьми). Также можете пригласить на мероприятие партнеров и клиентов. Тогда событие из простой корпоративной вечеринки превратиться в PR-кампанию организации. После того как было определено общее количество участников, приступите к выбору места празднования и организаторов (провайдеров) события.
Выбор места (площадки) для праздника
Выбор места для проведения мероприятия - одно из главных условий успешного корпоратива и важный пункт бюджета. От площадки корпоратива часто зависит вся программа праздника и соответственно размер остальных статей бюджета. Место проведения праздника зависит от множества факторов, в первую очередь от бюджета организации, уровня сотрудников, предпочтений руководства, темы мероприятия. Как вариант, для празднования корпоратива можно выбрать: офис, ресторан, ночной клуб, выставочный центр, концертный зал, теплоход, специальный автобус или трамвай, музей, спортивно-развлекательный клуб (боулинг, бильярд, пинбол, картинг-клуб, керлинг-клуб, скалодром, лесной пейнтбол, зверобол, пневмотир, каток с теплым шатром), загородную усадьбу, клуб, пансионат, дом отдыха, тур за рубеж (горнолыжный курорт, отель на берегу моря, экскурсии по праздничной Европе) и т. д.; Также можно выбрать нестандартные места: бункер метро, арт-лофт, аквапарк, крышу высотного здания с теплым шатром и красивым видом и прочие интересные места города. Узнать стоимость аренды не составит сложности. Для этого достаточно связаться с представителем арендодателя, обсудить условия аренды и ее стоимость. Как правило, если бюджет решают оптимизировать, то площадка – это один из тех пунктов, с которых начинают изменения бюджета. В то же время аренда площадки – далеко не самая гибкая статья бюджета, поэтому если необходимо сократить расходы, то с большой вероятностью предстоит найти новое место празднования. В зависимости от масштаба и повода корпоративного мероприятия приступите к его подготовке заранее. Например, начинать планировать новогоднюю вечеринкк необходимо уже в августе-сентябре. В это время во многих ресторанах и общественных местах начинается бронирование времени для корпоративов. Чтобы успеть выбрать оптимальный вариант места, а не соглашаться на то, что осталось, забронируйте выбранное помещение и внесите необходимую предоплату. Если же корпоратив не приурочен к государственным праздникам, например, посвящен дню рождения организации, то достаточно договориться об аренде площадки за месяц или несколько недель.
Организаторы (провайдеры) корпоративного мероприятия
Корпоративные мероприятия можно провести силами специалистов своей организации или пригласить сторонние event-агентства, которые специализируются на данных услугах. Если решите возложить организацию корпоратива на специалистов службы персонала своей организации, то, конечно, сэкономите, но всякий раз в связи с этим событием, данные специалисты будут отвлекаться на его организацию. Это с большой вероятностью ухудшит результат их текущей работы, что может не лучшим образом повлиять на работу организации в целом. С этой точки зрения лучше пригласить провайдеров, которые все профессионально организуют. Это возможно, если позволяет выделенный на организацию корпоратива бюджет, т.к. за услуги event-агентства необходимо будет заплатить, причем часто не малую сумму. Зато уровень организации праздника, проведенного профессионалами, на порядок выше, чем организация мероприятия силами специалистов своей организации. В комплекс оплачиваемых работ и услуг агентства, как правило, включают: сценарно-постановочные работы и администрирование; декорирование (праздничное оформление); техническое обеспечение (свет, звук, видеопроекторы, создание спецэффектов и пр.); проведение концертной программы (ведущие, артисты, аниматоры, хостесс); костюмы, реквизит; изготовление или приобретение пригласительных билетов и атрибутики; фото-видео продукцию. Данные расходы вместе с агентским вознаграждением часто составляет от 60 до 70 процентов общего бюджета корпоративного мероприятия. Стремитесь сотрудничать с меньшим числом провайдеров Каждый проект имеет свои специфичные нюансы, но всегда имеет смысл рассмотреть в качестве главного провайдера одно крупное агентство. Данное агентство должно иметь хорошую репутацию, богатые возможности, благодаря чему оно сможет реализовать стоящие перед проектом задачи. Поэтому, прежде чем начинать обзванивать небольшие компании с узкой специализацией, рассмотрите варианты сотрудничества с крупным провайдером. На первый взгляд, может показаться, что если напрямую работать с каждым подрядчиком, отвечающим за свою область (например, кейтеринг или аренда оборудования), то можно сократить затраты по каждой из статей бюджета. Однако практика показывает, что в большинстве ситуаций экономически это менее выгодно. Связано это с тем, что крупное агентство: за счет больших объемов может предоставить дополнительные скидки; имеет отработанные схемы взаимодействия с большим числом проверенных и ответственных подрядчиков, соответственно может предоставить оптимальное соотношение цены и качества услуг.
Программа мероприятия
Шоу-программу корпоратива разрабатывают в зависимости от масштаба мероприятия, менталитета сотрудников, количества подключенных к подготовке торжества сотрудников и выделенной суммы. Если подготовкой корпоратива занимаются специалисты организации, то расходы на программу мероприятия рекомендуется расписать в бюджете подробно, например: сценарий, техническое оснащение, фото и видео съемка, декорирование и пр. Это позволит упростить защиту бюджета и в будущем легче контролировать расходы. Если корпоратив готовит провайдер «под ключ», то в бюджет можете внести общую сумму затрат на приобретение услуг event-агентства, а подробный расчет привести в смете затрат, которая является обязательным приложением к договору услуг с агентством.
Меню и кейтеринг
При составлении бюджета разрабатывать подробное праздничное меню не надо. Достаточно сообщить организатору питания количество участников торжества и свои пожелания к меню. Если корпоратив проходит в ресторане, загородном клубе или ином месте, где аренду предоставляют с условием приобретения еды, то данный арендодатель еще на стадии переговоров об аренде места предоставит несколько вариантов примерного меню с разными средними чеками на человека. Необходимо только будет выбрать оптимальный для организации вариант. Если место проведения мероприятия не подразумевает заказ у арендодателей питания, то необходимо отдельно заказывать кейтеринг. При этом данным вопросом могут заниматься сотрудник организации, ответственный за корпоратив, либо внешний провайдер, в услуги которого входят данные обязательства. В этом случае компания, предоставляющая услуги кейтеринга, также подготовит несколько вариантов меню на выбор и озвучит сумму за обслуживание. Независимо от способа организации питания выделите сумму расходов на банкет в отдельную статью бюджета. Это упростит ее корректировку в случае необходимости.
Подарки
В зависимости от кадровой политики и традиций организации можете запланировать расходы на подарки, призы, знаки отличия и пр. награды в честь праздника для всех сотрудников, либо только для избранных. Например, на новый год подарки можно подарить: всем сотрудникам; только детям сотрудников; сотрудникам, которых планируется индивидуально публично поощрить за выдающиеся успехи; группам сотрудников, например, проектной команде или подразделению, выигравшему какой-либо конкурс. Сумму на подарки запланируйте из расчета на одного сотрудника с учетом значимости награждения.
Дополнительные расходы
Также при составлении бюджета необходимо учесть возможные дополнительные расходы, например: на транспортное обслуживание. Как правило, такие затраты закладывают при удаленном расположении места торжества, когда необходима доставка сотрудников либо при приглашении сотрудников из других регионов. В этом случае также необходимо учесть стоимость их проживания и другие командировочные расходы; на PR-кампанию в честь праздника: это актуально, если на корпоратив приглашены партнеры и клиенты и (или) планируется сделать дополнительную рекламу организации, опубликовать информацию о прошедшем корпоративе в СМИ; охранные мероприятия. Любое массовое событие нуждается в контроле, особенно если при его проведении употребляется алкоголь. При проведении корпоратива в ресторане или подобных общественных местах, местная охрана, как правило, предоставляется бесплатно. Также часто для охраны мероприятия приглашают охранников самой организации - для них день корпоратива является рабочим днем и в этих случаях данная статья в бюджете не нужна; подготовка раздаточного материала: приглашений, лотерейных билетов, буклетов и пр. Закладывайте в бюджет дополнительные резервные средства. Всегда существует большая вероятность того, что при расчете бюджета и реализации мероприятия возникнут ситуации, которые потребуют дополнительных непредвиденных расходов. Поэтому дополнительно закладывайте два–три процента, а если есть возможность и больше, от общей суммы бюджета, предусмотренного для корпоратива.
Защита и утверждение
После того как был подготовлен проект бюджета (желательно в трех вариантах), согласуйте его с руководителем службы персонала и далее защитите перед руководством или бюджетным комитетом, если такой есть в организации. Данный процесс можно упростить и ускорить, если изначально стремиться более точно и подробно просчитать расходы по всем статьям, а также, если прикрепить проведенные расчеты, сведения маркетинговых исследований рынка услуг по корпоративному обслуживанию и другие подробные обоснования сумм по всем статьям бюджета. При подготовке бюджета необходимо постоянно проверять, входит ли его общая сумма в рамки средств, которые были выделены на корпоративные мероприятия в общем бюджете на персонал на год. После того как бюджет был проверен на адекватность, утвердите его у руководителя организации или иного уполномоченного лица, например главного бухгалтера, финансового директора. Во время подготовки к мероприятию отслеживайте все расходы и стремитесь реализовать бюджет. В противном случае при регулярном несовпадении плановых и фактических цифр будет подорвано доверие к лицу, ответственному за бюджетирование, и в целом к сотрудникам службы персонала, участвующим в подготовке корпоратива.
