Как защитить бюджет расходов на персонал

Этап защиты

Одним из этапов работы с бюджетом расходов на персонал является его защита. На данном этапе авторам бюджета необходимо руководству и (или) бюджетному комитету экономически обосновать расходы по всем статьям бюджета, а также документально подтвердить как заложенные в бюджет, так и уже израсходованные суммы.

Цель защиты – доказать, что такое распределение средств организации выполнено с учетом ее возможностей и планов развития, а также с целью исключить налоговые риски.

К этапу защиты нужно готовиться еще на стадии разработки проекта бюджета. Это позволит более точно определить будущие расходы, эффектно их обосновать, а также грамотно оформить документы для целей налогообложения прибыли.

Подготовка к защите

При защите бюджета будьте готовы к тому, что руководство захочет снизить общую сумму затрат на персонал или уменьшить расходы по некоторым пунктам. Чтобы предотвратить ситуацию, когда такие предложения могут застать вас врасплох, стремитесь заранее спрогнозировать вопросы акционеров и членов бюджетного комитета относительно объема расходов на персонал.

Как правило, чаще всего такие вопросы касаются новых статей бюджета и статей, затраты по которым значительно возрастают по сравнению с предыдущим периодом. Выявить эти темы довольно просто, достаточно сделать анализ прошлого бюджета. После этого составьте список возможных вопросов и найдите на них ответы.

Чтобы ответы были убедительными, заранее подготовьте документальное и экономическое обоснование всех сумм расходов. Это упростит защиту, уменьшит вероятность сокращения расходов на персонал, а также риск проблем при налоговых проверках.

Также упростить защиту поможет знание принципов проверки статей бюджета, которые соблюдают члены бюджетного комитета. Подробнее о данных принципах см. Как оценить адекватность бюджета на персонал.

Налоговые риски

Согласно нормам п. 1 ст. 252 НК РФ в расходах для целей налогообложения прибыли можно учесть только обоснованные и документально подтвержденные затраты, произведенные (осуществленные) налогоплательщиком. При этом согласно п. 49 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, не учитываются.

Документальное обоснование

При формировании бюджета уделите внимание каждой планируемой статье.

Приложите к утвержденному бюджету планы развития персонала, расчеты, прайс-листы, коммерческие предложения, проекты бюджетов по каждой статье и для всех подразделений (если такой вариант проектирования расходов используют в организации) и другие подтверждающие документы.

Также рекомендуется прикрепить к бюджету служебные записки руководителей подразделения с аргументацией требуемых расходов. Например, о необходимости привлечь для оказания информационно-консультационных услуг при оценке, обучении, определении потребности в персонале, разработке системы мотивирования и пр. внешних консультантов, сторонних экспертов из консалтинговых компаний.

При этом желательно чтобы в документе была ссылка на то, что с точки зрения предпринимательской деятельности организации существует определенная проблема, разрешить которую своими силами не представляется возможным.

Далее объясните причины этому, например:

• отсутствие в положении о структурном подразделении соответствующих функций;
• отсутствие в должностных инструкциях сотрудников соответствующих должностных обязанностей;
• отсутствие необходимых специалистов с соответствующей квалификацией и опытом работы;
• отсутствие у штатных специалистов необходимых знаний в данной области и т. п.

Можете для большей убедительности указать, что от решения этой проблемы зависит успех конкретного прибыльного бизнес-проекта или исполнение конкретного договора.

Чтобы обосновать стоимость оказанных услуг приглашенных внешних консультантов приложите результат маркетинговых исследований. Он может быть оформлен в виде письменного ценового предложения.

В данное предложение включите:

• список возможных исполнителей – названия консалтинговых компаний или агентств;
• цели и задачи исполнителям – техническое задание, которое впоследствии можно включить в качестве одного из приложений к договору на оказание информационно-консультационных услуг;
• результаты изучения рыночных цен на подобные услуги;
• результаты переговоров о возможности заключения договоров с потенциальными исполнителями, с указанием дат встреч и их участников, а также результаты изучения их предложений;
• выработку предложения, сбалансированного по цене и качеству, о заключении договора на оказание соответствующих услуг с конкретным исполнителем.

При этом в данном ценовом предложении должен быть четко обозначен предмет договора, а именно: содержание услуг и их характер либо детализированное техническое задание. Причем в непосредственной увязке с формулировками ст. 264 НК РФ.

Такой подход к документированию обоснований сумм бюджета поможет защитить его перед бюджетным комитетом и руководством организации, а в случае налоговой проверки, снизит налоговые риски организации.

Экономическая эффективность

Одним из инструментов доказательства экономической эффективности вложений является расчет отдачи инвестиций в кадры (Return on Investment – ROI). На практике данный расчет осуществить довольно затруднительно, так как в кадровом сообществе нет единого мнения о том, какие расходы можно отнести к затратам, а какие – к вложениям в персонал.

В связи с этим рекомендуется спрогнозировать ROI отдельно для разных кадровых мероприятий и проектов, которые являются инвестиционными, например, для подготовки кадрового резерва на одну или несколько должностей или для организации дистанционного обучения.

Возврат на инвестиции в персонал рассчитайте по формуле:

ROI = ( доход – затраты ) : затраты х 100%

Данный способ оценки является достаточно трудоемким. В расчетах необходимо учитывать не только стоимость конкретного мероприятия, но также и косвенные расходы, связанные с его проведением, например затраты на обучение включите и транспортные расходы, и командировочные, а также недополученную прибыль из-за отсутствия сотрудников на работе и т. д.

Например, при расчете ROI проекта по запуску системы дистанционного обучения в графе затрат отразите стоимость технического оснащения: модернизации компьютеров, подключения к внутренней сети и Интернету, приобретенияи (или) разработки специальных программ, а также рабочего времени наставников и обучающихся, которое будет потрачено на прохождение курсов и т. д. В графе доходов отразите сэкономленные средства по данному проекту на проведение аудиторных тренингов.

Если ROI по проекту составит, например, 183 процента, это значит, что на каждый вложенный рубль организация получит возврат в размере 1 руб. 83 копеек. Такая информация будет сильным аргументом при защите бюджета проекта дистанционного обучения.

Стоимость реализации проекта

Не редко точно спрогнозировать будущие затраты на ту или иную статью бюджета расходов на персонал довольно трудно. Еще сложнее ее обосновать. В таких случаях рассчитать расходы и потом их защитить можно с помощью демонстрации стоимости проекта. Сделать это можно разными способами.

Например, в торговой организации  в будущем году планируется открыть три новые торговые точки. Перед службой персонала стоит задача подобрать рядовой персонал и главное – руководителей для новых магазинов.

Подбор рядового персонала задача не новая. С ней легко справится внутренний рекрутер, который имеет такой опыт и умеет составлять бюджет на данные цели, то есть эта часть бюджета не вызвала вопросов.

Что касается подбора руководителей, был выбран вариант с подготовкой кадрового резерва на эти позиции. Данный проект подразумевает ряд мероприятий, стоимость которых складывается из стоимости оценочных процедур, а также программ обучения и развития. Для этих целей запланировали пригласить внешних провайдеров. Определили примерную сумму затрат.

Чтобы обосновать полученную по данному проекту сумму было принято решение показать ее в сравнении с суммой затрат на поиск и найм «готовых» специалистов силами сотрудников службы персонала и внешних консультантов.

Бенчмаркинг

Еще одним важным аргументов для обоснования затрат являются данные бенчмаркинга в сфере управления персоналом.

Бенчмаркинг – особая процедура поиска, изучения и внедрения в деятельность организации технологий, стандартов и методов управления лучших компаний-аналогов.

К наиболее распространенным видам бенчмаркинга относят:

• внутренний – сравнение работы подразделений организации;
• конкурентный – сравнение организации с конкурентами;
• общий – сравнение организации с непрямыми конкурентами;
• функциональный – сравнение по функциям (продажи, закупки и т.д.).

Источником данных для сравнения размера статей бюджета с внешними данными других организаций могут стать периодические обзоры зарплат, выполненные консалтинговыми компаниями. Данные обзоры включают информацию о размере заработных плат и описание схем предоставляемых льгот предприятиями отрасли. Если данные о расходах других компаний с аналогичной сферой деятельности и численностью сотрудников, будут равны или больше размера статей бюджета организации, это может стать серьезным аргументом при защите бюджета.

Если требуемые данные недоступны, узнайте объем расходов своей организации за прошлые периоды и определите их зависимость от таких параметров, как размер общих затрат организации, ее оборота и прибыли, численности персонала. Это позволит доказать, что планируемые затраты соответствуют норме прошлых периодов.