Разработка профилей должностей
Экспертиза вакансии (анализ должности) – процедура оценки вакантной должности, включающая в себя анализ рабочей деятельности на конкретном месте.
Цели экспертизы вакансии:
- составление должностной инструкции;
- определение требований к кандидату (критериев отбора из числа имеющихся кандидатов или компетенций).
Описание должности (Job description) – основной документ, регламентирующий назначение и место работника в системе управления, функциональные обязанности, права, ответственность, связи по должности, формы наказания и поощрения.
Анализ должности производится при помощи опроса руководителей, начальников подразделений и специалистов. Они отвечают на следующие вопросы:
- для достижения каких целей компании создаётся (существует) данная должность?
- в каких направлениях деятельности компании (существующих или перспективных) будет задействован новый сотрудник?
- какие функции будет осуществлять сотрудник для достижения целей компании, работая в каждом направлении?
- что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник?
- что является результатом выполнения каждой задачи?
- каковы критерии качества при выполнении каждой задачи?
- как часто выполняется каждая задача?
- с кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи?
- какие должности стоят «над» данной должностью?
- кто и в какой форме даёт указания?
- сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции?
- кто проверяет результат и корректирует выполнение каждой задачи?
- каковы сроки и правила отчётности?
Пример анализа деятельности на рабочем месте
Компания N – торговое предприятие с численностью персонала 80 человек. Работает на российском рынке. Руководит компанией генеральный директор, который является одним из акционеров. В перспективе компания планирует выйти на международный рынок (ближнего зарубежья). Компания закупает товар у производителей, имеет дилерскую сеть в Москве и регионах России. Основные формы торговли: крупный и мелкий опт.
Вакантная должность: юрист; должность создана впервые.
Для достижения каких целей компании создаётся (существует) данная должность: чтобы повысить эффективность компании через правовую защиту её интересов.
В каких направлениях деятельности компании (существующих или перспективных) будет задействован новый сотрудник:
- существующее направление (торговля на российском рынке);
- перспективное направление (торговля на международном рынке).
Какие функции будет осуществлять сотрудник для достижения целей компании, работая в каждом направлении?
Основные функции:
- оптимизация заключаемых договоров с российскими клиентами и поставщиками;
- юридическое сопровождение деятельности компании.
В перспективе к основным функциям добавятся:
- оптимизация заключаемых договоров с российскими и зарубежными клиентами;
- юридическое сопровождение деятельности компании на международном рынке.
Что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник:
- составляет тексты договоров на русском и английском языках;
- анализирует договоры контрагентов на русском и английском языках;
- проводит переговоры;
- согласовывает окончательный текст договора;
- консультирует персонал по юридическим вопросам;
- готовит и сопровождает утверждение в государственных органах документов, обеспечивающих правовое существование компании (лицензий, сертификатов, аккредитаций и др.);
- отслеживает изменения в российском законодательстве, информирует о них руководство;
- представляет руководителю компании ежемесячный отчёт о работе с договорами.
Что является результатом выполнения каждой задачи:
- текст договора, защищающий интересы компании, согласованный и подписанный контрагентом;
- своевременные и исчерпывающие консультации персонала;
- утверждённые в соответствующих государственных органах юридические документы;
- служебные записки для руководителей с разъяснением причин невозможности получения документов из государственных органов, планом и сроками решения поставленной задачи;
- служебные записки для руководителей и информационные письма для сотрудников об изменениях в законодательстве;
- ежемесячный отчёт (к 29-му числу каждого месяца) о договорах, которые были в работе за месяц.
Каковы критерии качества при выполнении каждой задачи:
- договор готов в срок;
- договор с поставщиком позволяет получить товар в срок и на максимально выгодных для компании условиях;
- договор с клиентом гарантирует юридическую защиту выплат;
- у контрагентов нет юридических «лазеек» для несоблюдения условий договора;
- консультация сотрудника проведена в день обращения и обеспечила получение необходимой информации;
- юридический документ готов в срок;
- при невозможности получения необходимого документа руководству представлены письменные разъяснения в виде служебной записки;
- в случаях изменений в законодательстве руководству и сотрудникам предоставлена информация на следующий день после официального извещения;
- ежемесячный отчёт представлен руководству 29-го числа каждого месяца.
Как часто выполняется каждая задача:
- по мере поступления (составление текстов договоров, анализ договоров контрагентов, проведение переговоров, согласование окончательного варианта договора, консультирование персонала);
- по решению руководства (подготовка и сопровождение утверждения документов – лицензий, сертификатов, аккредитаций и др.);
- ежедневно: отслеживание изменений в законодательстве;
- по мере возникновения: отслеживание изменений в законодательстве;
- ежемесячно: представление отчёта о работе с договорами.
С кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи:
с менеджерами по работе с клиентами, менеджерами по закупкам, руководством компании.
Кому непосредственно подчиняется данный специалист:
заместителю генерального директора.
Кто и в какой форме даёт указания:
- генеральный директор и зам. генерального директора;
- менеджеры по работе с клиентами;
- менеджеры по закупкам.
Сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции:
подчинённых нет; в перспективе планируется создание юридического отдела с численностью персонала до 3-х человек.
Кто проверяет результат и корректирует выполнение каждой задачи:
заместитель генерального директора.
Каковы сроки и правила отчётности:
ежемесячный отчёт представляется генеральному директору и зам. генерального директора 29-го числа.
На основе экспертизы вакансии составляется описание должности и должностная инструкция. В нашем примере задачи юриста можно разделить на обязательные и задачи, которые могут быть освоены на рабочем месте.
Обязательные задачи:
- составление текстов договоров;
- анализ договоров контрагентов;
- проведение переговоров с представителями контрагента по изменению текста договора;
- согласование окончательного варианта договора с представителями контрагента;
- консультирование персонала по юридическим вопросам;
- подготовка и сопровождение в государственных органах документов, обеспечивающих правовое существование компании.
Задачи, которые могут быть освоены на рабочем месте:
- отслеживание изменений в российском законодательстве, касающихся деятельности компании, и информирование о них руководства и сотрудников;
- представление ежемесячного отчёта руководству;
- составление текстов договоров на английском языке;
- анализ договоров контрагентов на английском языке;
- проведение переговоров с представителями контрагента по изменению текста договора на английском языке;
- согласование окончательного варианта договора с представителями контрагента;
- отслеживание изменений, касающихся деятельности компании, в законодательстве стран, с которыми планируется сотрудничество, и своевременное информирование о них руководства и сотрудников компании.
После описания должности (составления должностной инструкции) можно переходить к профилированию должностей, т.е. к формулированию компетенций для каждой должности (корпоративных, управленческих, профессиональных и компетенций личной эффективности).
Требования к профилированию должностей
- Нет абсолютно правильных моделей и списков компетенций, потому что в каждой компании присутствует специфика бизнеса.
- Каждая должность имеет свой уникальный перечень компетенций (даже в кадровом делопроизводстве должностные инструкции вряд ли совпадают).
- Есть принятые стандарты, например, руководитель всегда должен обладать лидерскими компетенциями, бухгалтер должен быть усидчивым и внимательным, а продавец – общительным и активным.
- Рекомендуется выделять ключевые компетенции, количество которых не должно превышать 10 (лучше всего 4-6 качеств, чтобы они «работали»).
- Необходимо искать однозначные формулировки компетенций (с помощью словаря и мозговой атаки). Нужно также формулировать точные поведенческие примеры к каждому качеству.