Экспертиза вакансии (анализ должности) – процедура оценки вакантной должности, включающая в себя анализ рабочей деятельности на конкретном месте.

Цели экспертизы вакансии:

• составление должностной инструкции;

• определение требований к кандидату (критериев отбора из числа имеющихся кандидатов или компетенций).

Описание должности (Job description) – основной документ, регламентирующий назначение и место работника в системе управления, функциональные обязанности, права, ответственность, связи по должности, формы наказания и поощрения.

Анализ должности производится при помощи опроса руководителей, начальников подразделений и специалистов. Они отвечают на следующие вопросы:

• для достижения каких целей компании создаётся (существует) данная должность?

• в каких направлениях деятельности компании (существующих или перспективных) будет задействован новый сотрудник?

• какие функции будет осуществлять сотрудник для достижения целей компании, работая в каждом направлении?

• что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник?

• что является результатом выполнения каждой задачи?

• каковы критерии качества при выполнении каждой задачи?

• как часто выполняется каждая задача?

• с кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи?

• какие должности стоят «над» данной должностью?

• кто и в какой форме даёт указания?

• сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции?

• кто проверяет результат и корректирует выполнение каждой задачи?

• каковы сроки и правила отчётности?

Пример анализа деятельности на рабочем месте

Компания N – торговое предприятие с численностью персонала 80 человек. Работает на российском рынке. Руководит компанией генеральный директор, который является одним из акционеров. В перспективе компания планирует выйти на международный рынок (ближнего зарубежья). Компания закупает товар у производителей, имеет дилерскую сеть в Москве и регионах России. Основные формы торговли: крупный и мелкий опт.

Вакантная должность: юрист; должность создана впервые.

Для достижения каких целей компании создаётся (существует) данная должность: чтобы повысить эффективность компании через правовую защиту её интересов.

В каких направлениях деятельности компании (существующих или перспективных) будет задействован новый сотрудник:

• существующее направление (торговля на российском рынке);

• перспективное направление (торговля на международном рынке).

Какие функции будет осуществлять сотрудник для достижения целей компании, работая в каждом направлении?

Основные функции:

• оптимизация заключаемых договоров с российскими клиентами и поставщиками;

• юридическое сопровождение деятельности компании.

В перспективе к основным функциям добавятся:

• оптимизация заключаемых договоров с российскими и зарубежными клиентами;

• юридическое сопровождение деятельности компании на международном рынке.

Что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник:

• составляет тексты договоров на русском и английском языках;

• анализирует договоры контрагентов на русском и английском языках;

• проводит переговоры;

• согласовывает окончательный текст договора;

• консультирует персонал по юридическим вопросам;

• готовит и сопровождает утверждение в государственных органах документов, обеспечивающих правовое существование компании (лицензий, сертификатов, аккредитаций и др.);

• отслеживает изменения в российском законодательстве, информирует о них руководство;

• представляет руководителю компании ежемесячный отчёт о работе с договорами.

Что является результатом выполнения каждой задачи:

• текст договора, защищающий интересы компании, согласованный и подписанный контрагентом;

• своевременные и исчерпывающие консультации персонала;

• утверждённые в соответствующих государственных органах юридические документы;

• служебные записки для руководителей с разъяснением причин невозможности получения документов из государственных органов, планом и сроками решения поставленной задачи;

• служебные записки для руководителей и информационные письма для сотрудников об изменениях в законодательстве;

• ежемесячный отчёт (к 29-му числу каждого месяца) о договорах, которые были в работе за месяц.

Каковы критерии качества при выполнении каждой задачи:

• договор готов в срок;

• договор с поставщиком позволяет получить товар в срок и на максимально выгодных для компании условиях;

• договор с клиентом гарантирует юридическую защиту выплат;

• у контрагентов нет юридических «лазеек» для несоблюдения условий договора;

• консультация сотрудника проведена в день обращения и обеспечила получение необходимой информации;

• юридический документ готов в срок;

• при невозможности получения необходимого документа руководству представлены письменные разъяснения в виде служебной записки;

• в случаях изменений в законодательстве руководству и сотрудникам предоставлена информация на следующий день после официального извещения;

• ежемесячный отчёт представлен руководству 29-го числа каждого месяца.

Как часто выполняется каждая задача:

• по мере поступления (составление текстов договоров, анализ договоров контрагентов, проведение переговоров, согласование окончательного варианта договора, консультирование персонала);

• по решению руководства (подготовка и сопровождение утверждения документов – лицензий, сертификатов, аккредитаций и др.);

• ежедневно: отслеживание изменений в законодательстве;

• по мере возникновения: отслеживание изменений в законодательстве;

• ежемесячно: представление отчёта о работе с договорами.

С кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи:

с менеджерами по работе с клиентами, менеджерами по закупкам, руководством компании.

Кому непосредственно подчиняется данный специалист:

заместителю генерального директора.

Кто и в какой форме даёт указания:

• генеральный директор и зам. генерального директора;

• менеджеры по работе с клиентами;

• менеджеры по закупкам.

Сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции:

подчинённых нет; в перспективе планируется создание юридического отдела с численностью персонала до 3-х человек.

Кто проверяет результат и корректирует выполнение каждой задачи:

заместитель генерального директора.

Каковы сроки и правила отчётности:

ежемесячный отчёт представляется генеральному директору и зам. генерального директора 29-го числа.

На основе экспертизы вакансии составляется описание должности и должностная инструкция. В нашем примере задачи юриста можно разделить на обязательные и задачи, которые могут быть освоены на рабочем месте.

Обязательные задачи:

• составление текстов договоров;

• анализ договоров контрагентов;

• проведение переговоров с представителями контрагента по изменению текста договора;

• согласование окончательного варианта договора с представителями контрагента;

• консультирование персонала по юридическим вопросам;

• подготовка и сопровождение в государственных органах документов, обеспечивающих правовое существование компании.

Задачи, которые могут быть освоены на рабочем месте:

• отслеживание изменений в российском законодательстве, касающихся деятельности компании, и информирование о них руководства и сотрудников;

• представление ежемесячного отчёта руководству;

• составление текстов договоров на английском языке;

• анализ договоров контрагентов на английском языке;

• проведение переговоров с представителями контрагента по изменению текста договора на английском языке;

• согласование окончательного варианта договора с представителями контрагента;

• отслеживание изменений, касающихся деятельности компании, в законодательстве стран, с которыми планируется сотрудничество, и своевременное информирование о них руководства и сотрудников компании.

После описания должности (составления должностной инструкции) можно переходить к профилированию должностей, т.е. к формулированию компетенций для каждой должности (корпоративных, управленческих, профессиональных и компетенций личной эффективности).

Требования к профилированию должностей

• Нет абсолютно правильных моделей и списков компетенций, потому что в каждой компании присутствует специфика бизнеса.

• Каждая должность имеет свой уникальный перечень компетенций (даже в кадровом делопроизводстве должностные инструкции вряд ли совпадают).

• Есть принятые стандарты, например, руководитель всегда должен обладать лидерскими компетенциями, бухгалтер должен быть усидчивым и внимательным, а продавец – общительным и активным.

• Рекомендуется выделять ключевые компетенции, количество которых не должно превышать 10 (лучше всего 4-6 качеств, чтобы они «работали»).

• Необходимо искать однозначные формулировки компетенций (с помощью словаря и мозговой атаки). Нужно также формулировать точные поведенческие примеры к каждому качеству.