Вы успешно подписались на новостную рассылку!

Для подтверждения подписки перейдите по ссылке в письме, которое было отправлено на указанный Вами e-mail.

Разработка профилей должностей

Разработка профилей должностей

Экспертиза вакансии (анализ должности)  –  процедура оценки вакантной должности, включающая в себя анализ рабочей деятельности на конкретном месте.

Цели экспертизы вакансии:

  • составление должностной инструкции;
  • определение требований к кандидату (критериев отбора из числа имеющихся кандидатов или компетенций).

Описание должности (Job description) – основной документ, регламентирующий назначение и место работника в системе управления, функциональные обязанности, права, ответственность, связи по должности, формы наказания и поощрения.

Анализ должности производится при помощи опроса руководителей, начальников подразделений и специалистов. Они отвечают на следующие вопросы:

  • для достижения каких целей компании создаётся (существует) данная должность?
  • в каких направлениях деятельности компании (существующих или перспективных) будет задействован новый сотрудник?
  • какие функции будет осуществлять сотрудник для достижения целей компании, работая в каждом направлении?
  • что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник?
  • что является результатом выполнения каждой задачи?
  • каковы критерии качества при выполнении каждой задачи?
  • как часто выполняется каждая задача?
  • с кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи?
  • какие должности стоят «над» данной должностью?
  • кто и в какой форме даёт указания?
  • сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции?
  • кто проверяет результат и корректирует выполнение каждой задачи?
  • каковы сроки и правила отчётности?

 

Пример анализа деятельности на рабочем месте

Компания N –  торговое предприятие с численностью персонала 80 человек. Работает на российском рынке. Руководит компанией генеральный директор, который является одним из акционеров. В перспективе компания планирует выйти на международный рынок (ближнего зарубежья). Компания закупает товар у производителей, имеет дилерскую сеть в Москве и регионах России. Основные формы торговли: крупный и мелкий опт.

Вакантная должность: юрист; должность создана впервые.

Для достижения каких целей компании создаётся (существует) данная должность: чтобы повысить эффективность компании через правовую защиту её интересов.

В каких направлениях деятельности компании (существующих или перспективных) будет задействован новый сотрудник:

  • существующее направление (торговля на российском рынке);
  • перспективное направление (торговля на международном рынке).

Какие функции будет осуществлять сотрудник для достижения целей компании, работая в каждом направлении?

Основные функции:

  • оптимизация заключаемых договоров с российскими клиентами и поставщиками;
  • юридическое сопровождение деятельности компании.

В перспективе к основным функциям добавятся:

  • оптимизация заключаемых договоров с российскими и зарубежными клиентами;
  • юридическое сопровождение деятельности компании на международном рынке.

Что должен делать (какие задачи должен решать) новый сотрудник:

  • составляет тексты договоров на русском и английском языках;
  • анализирует договоры контрагентов на русском и английском языках;
  • проводит переговоры;
  • согласовывает окончательный текст договора;
  • консультирует персонал по юридическим вопросам;
  • готовит и сопровождает утверждение в государственных органах документов, обеспечивающих правовое существование компании (лицензий, сертификатов, аккредитаций и др.);
  • отслеживает изменения в российском законодательстве, информирует о них руководство;
  • представляет руководителю компании ежемесячный отчёт о работе с договорами.

Что является результатом выполнения каждой задачи:

  • текст договора, защищающий интересы компании, согласованный и подписанный контрагентом;
  • своевременные и исчерпывающие консультации персонала;
  • утверждённые в соответствующих государственных органах юридические документы;
  • служебные записки для руководителей с разъяснением причин невозможности получения документов из государственных органов, планом и сроками решения поставленной задачи;
  • служебные записки для руководителей и информационные письма для сотрудников об изменениях в законодательстве;
  • ежемесячный отчёт (к 29-му числу каждого месяца) о договорах, которые были в работе за месяц.

Каковы критерии качества при выполнении каждой задачи:

  • договор готов в срок;
  • договор с поставщиком позволяет получить товар в срок и на максимально выгодных для компании условиях;
  • договор с клиентом гарантирует юридическую защиту выплат;
  • у контрагентов нет юридических «лазеек» для несоблюдения условий договора;
  • консультация сотрудника проведена в день обращения и обеспечила получение необходимой информации;
  • юридический документ готов в срок;
  • при невозможности получения необходимого документа руководству представлены письменные разъяснения в виде служебной записки;
  • в случаях изменений в законодательстве руководству и сотрудникам предоставлена информация на следующий день после официального извещения;
  • ежемесячный отчёт представлен руководству 29-го числа каждого месяца.

Как часто выполняется каждая задача:

  • по мере поступления (составление текстов договоров, анализ договоров контрагентов, проведение переговоров, согласование окончательного варианта договора, консультирование персонала);
  • по решению руководства (подготовка и сопровождение утверждения документов – лицензий, сертификатов, аккредитаций и др.);
  • ежедневно: отслеживание изменений в законодательстве;
  • по мере возникновения: отслеживание изменений в законодательстве;
  • ежемесячно: представление отчёта о работе с договорами.

С кем надо взаимодействовать при выполнении каждой конкретной задачи:

с менеджерами по работе с клиентами, менеджерами по закупкам, руководством компании.

Кому непосредственно подчиняется данный специалист:

заместителю генерального директора.

Кто и в какой форме даёт указания:

  • генеральный директор и зам. генерального директора;
  • менеджеры по работе с клиентами;
  • менеджеры по закупкам.

Сколько сотрудников подчиняется этой должностной позиции:

подчинённых нет; в перспективе планируется создание юридического отдела с численностью персонала до 3-х человек.

Кто проверяет результат и корректирует выполнение каждой задачи:

заместитель генерального директора.

Каковы сроки и правила отчётности:

ежемесячный отчёт представляется генеральному директору и зам. генерального директора 29-го числа.

На основе экспертизы вакансии составляется описание должности и должностная инструкция. В нашем примере задачи юриста можно разделить на обязательные и задачи, которые могут быть освоены на рабочем месте.

Обязательные задачи:

  • составление текстов договоров;
  • анализ договоров контрагентов;
  • проведение переговоров с представителями контрагента по изменению текста договора;
  • согласование окончательного варианта договора с представителями контрагента;
  • консультирование персонала по юридическим вопросам;
  • подготовка и сопровождение в государственных органах документов, обеспечивающих правовое существование компании.

Задачи, которые могут быть освоены на рабочем месте:

  • отслеживание изменений в российском законодательстве, касающихся деятельности компании, и информирование о них руководства и сотрудников;
  • представление ежемесячного отчёта руководству;
  • составление текстов договоров на английском языке;
  • анализ договоров контрагентов на английском языке;
  • проведение переговоров с представителями контрагента по изменению текста договора на английском языке;
  • согласование окончательного варианта договора с представителями контрагента;
  • отслеживание изменений, касающихся деятельности компании, в законодательстве стран, с которыми планируется сотрудничество, и своевременное информирование о них руководства и сотрудников компании.

После описания должности (составления должностной инструкции) можно переходить к профилированию должностей, т.е. к формулированию компетенций для каждой должности (корпоративных, управленческих, профессиональных и компетенций личной эффективности).

Требования к профилированию должностей

  • Нет абсолютно правильных моделей и списков компетенций, потому что в каждой компании присутствует специфика бизнеса.
  • Каждая должность имеет свой уникальный перечень компетенций (даже в кадровом делопроизводстве должностные инструкции вряд ли совпадают).
  • Есть принятые стандарты, например, руководитель всегда должен обладать лидерскими компетенциями, бухгалтер должен быть усидчивым и внимательным, а продавец – общительным и активным.
  • Рекомендуется выделять ключевые компетенции, количество которых не должно превышать 10 (лучше всего 4-6 качеств, чтобы они «работали»).
  • Необходимо искать однозначные формулировки компетенций (с помощью словаря и мозговой атаки). Нужно также формулировать точные поведенческие примеры к каждому качеству.

Поделиться:

Подписка на рассылку