Руководитель ставит задачу - законодательно обосновать и обезопасить использование полиграфа и системы видеонаблюдения

В процессе работы с персоналом частенько возникает необходимость применить дополнительные независимые источники подтверждения присутствия, участия работника в тех или иных действиях или мероприятиях, определить уровень вины или временных рамок, а также правдивость опросов, тестов, компетенций.

Включение в работу с сотрудниками видеонаблюдения и полиграфа расширяет возможности в расследовании несчастных случаев, трудовых споров, нарушений техники безопасности, трудовой дисциплины, коммерческой тайны и пр.

Прямых Законодательных запретов на использование работодателем вышеуказанных технических средств нет.

Но есть ряд ограничений и условий, описанных в ФЗ РФ «О частной детективной и охранной деятельности» и ФЗ «Об оперативной и розыскной деятельности».

А вот ФЗ «О коммерческой тайне», несколько расширил территорию для применения полиграфа. Согласно этому закону собственник коммерческой тайны вправе самостоятельно выбирать доступ к информации, которая является коммерческой тайной, и создавать систему допуска до этой информации. При этом владелец информации может использовать любые методы, в том числе и технические, если они не нарушают других законов РФ. При этом в этом ФЗ закреплено, что служащий в целях сохранения коммерческой тайны обязан исполнять режим, составленный работодателем.

1. Полиграф

Прежде всего, помним, что трудовое законодательство не предусматривает применение полиграфа при устройстве на работу или в процессе выполнения своих обязанностей. Однако в кодексе прописано, что работодатель может требовать от своих сотрудников соблюдения трудового распорядка компании. Соответственно, если данный пункт включен в трудовое соглашение и локальные акты организации, то сотрудник компании обязан ему следовать. Проверка на полиграфе, законность и правомерность этого процесса также зависит от того, получил ли работодатель от своего подчинённого письменное разрешение, и может ли он гарантировать полную безопасность самого технического устройства.

Исходя из вышеуказанного, следует, что, прежде всего, следует прописать условия и необходимость использования работодателем полиграфа при работе с сотрудниками в Положении. Мне кажется, что это могут быть Правила внутреннего распорядка или Коллективный договор. Внимание! Если вы обосновываете использование полиграфа коммерческой тайной, то на предприятии обязательно должно быть Положение о коммерческой тайне.

Далее важно помнить, что использование полиграфа добровольно и сотрудник должен дать на это Согласие. Некоторые работодатели включают данный пункт в Положение об обработке персональных данных, в Согласие на обработку персональных данных, в Согласие кандидата при приеме на работу (если прохождение тестирования на полиграфе обосновано в Положении), а также включают в Трудовые договоры сотрудников. Если работник даёт добровольное письменное соглашение на использование полиграфа, то процесс может быть осуществлён. В противном случае принудительное применение технического средства является незаконным.

Но не менее важно помнить, что для ряда сотрудников прохождение полиграфа запрещено законом, это:

• дети до 14 лет;
• женщины, находящиеся во второй половине беременности;
• лица с психическим расстройством;
• лица с обострением заболевания, связанного с нарушением деятельности сердечно-сосудистой либо дыхательной системы;
• лица, находящиеся в состоянии алкогольного опьянения;
• лица, находящиеся в состоянии наркотического опьянения.

 Соответствующие ограничения необходимо внести в локальный акт, чтобы сотрудник ознакомился и с этим под роспись и мог предупредить работодателя о наступлении определенных условий, ограничивающих право работодателя на использование полиграфа.

 2. Видеонаблюдение

Используя видеонаблюдение на предприятии, работодатель легко сможет определять, кто опаздывает на работу, а кто наоборот – уходит пораньше. Отлично видеокамеры работают на цели соблюдения охраны труда, например для выяснения кто не надевает защитные средства, спецодежду, не использует страховку. Важно, чтобы работодатель, применяя дисциплинарное взыскания работнику по ст.193 ТК РФ руководствовался именно Актом о нарушении или Актом служебной проверки,для которой видеозапись будет являться основанием.

Формулировки и цитаты для нормативных документов работодателя:

• Трудовой договор

В разделе "Условия труда" наряду с указанием режима работы, фактического места работы, можно указать: "Работник осведомлен и согласен с использованием работодателем системы видеонаблюдения в целях обеспечения безопасности работника и работодателя".

В раздел "Обязанности работника" нужно добавить пункт: "Работник обязуется выполнять требования Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов работодателя, устанавливающих внутри объектовый режим и порядок его соблюдения".

В раздел "Прочие условия" или "Конфиденциальность" следует включить норму следующего содержания: "Работник предоставляет право представителям организации, осуществляющей охрану объектов работодателя на договорной основе, получать, обрабатывать и при необходимости передавать свои персональные данные, полученные при помощи систем видеонаблюдения, установленных на территории работодателя, с целью обеспечения безопасности сторон трудового договора и выявления нарушений законодательства РФ и локальных нормативных актов работодателя".

• Локальный акт

Локальные акты в организации могут быть различными. Предлагаем несколько вариантов формулировок. Например, в акте "О внутри объектовом режиме" или соответствующей главе в Правилах внутреннего распорядка можно указать, что "на объекте используется сертифицированная система видеонаблюдения, данные которой контролируются охранным предприятием, осуществляющим охрану объекта на договорной основе".

В "Правилах соблюдения системы видео фиксации мероприятий с денежными средствами" (применяется в кассах организаций) следует предусмотреть норму о том, что "при осуществлении расчетов денежными средствами кассир осуществляет пересчет, проверку и выдачу денежных знаков в прямом развернутом виде, с пересчётом полистно в квадрате осуществления сверхточной видеосъемки кабины кассира".

И, наконец, в положении "О конфиденциальной информации" необходимо прописать: "Производимая на предприятии видеосъемка системой видеонаблюдения является конфиденциальной информацией, не подлежащей распространению, кроме случаев, установленных законом и локальными нормативными актами предприятия".

Указанные формулировки и перечень актов являются примерными и могут быть расширены или дополнены каждым работодателем по своему усмотрению.

Что касается скрытого видеонаблюдения.

В случае ведения открытого видеонаблюдения цель ясна и понятна, соответствует обоснованию, указываемому работодателем в трудовых договорах и локальных актах: для обеспечения безопасности, пресечения преступлений, иных правонарушений, дисциплинарных проступков работников.

А вот скрытое, негласное собирание информации - из области расследования преступлений или оперативно-розыскной деятельности (ОРД). Однако ОРД могут заниматься только органы, перечисленные в ст.13 Федерального закона от 12.08.1995 №144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности". Таким образом, работодатель, не являясь органом внутренних дел или иным специализированным субъектом, указанным в Законе об ОРД, заниматься скрытым видеонаблюдением при помощи спец.средств не имеет права.

Однако и в данном случае вопрос не является до конца решенным. Ведь под скрытым видеонаблюдением можно понимать и видеосъемку обычной камерой (не относящейся к спец.средствам), но с такого ракурса или расстояния, при которых сама видеокамера не будет видна работнику (или посетителю работодателя), например на стройке, в цеху и т.п. Такое видеонаблюдение, по сути, является открытым, если имеются информационные таблички, документально зафиксировано. Такое видеонаблюдение можно назвать скрытым, но не негласным.

При наличии соответствующих табличек «ведется скрытое видеонаблюдение» и юридическом оформлении согласия работника, такая скрытая видеосъемка будет также являться законной, так как разрешение на нее будет получено гласно, с согласия работника, при надлежащем его информировании.

Чтобы работники не оспорили материалы видеозаписи, на основании которых им были сделаны дисциплинарные наказания, важно соблюсти требования и ограничения закона для использования видеонаблюдения. Вопреки всеобщему поверию, что видеозаписи не принимаются в качестве доказательства вины, хочется напомнить ст. 55 Гражданско-правового кодекса РФ, где сказано, что видеозапись признается доказательством в гражданско-правовом споре, если она получена в предусмотренном законом порядке.

Следовательно – необходимо четко определить этот ЗАКОННЫЙ порядок.

Во-первых, издайте приказ о внедрении системы видеонаблюдения.

Далее - разработайте положения или новые редакции с включением правил о видеонаблюдении.

Уведомьте работников и ознакомьте под роспись.

Возьмите письменное согласие. Видеонаблюдение – один из случаев обработки персональных данных сотрудников. В связи, с чем требуется согласие сотрудников на такую обработку (ст. 86 ТК РФ, ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Включите в трудовые договоры новые ответственности и обязанности.

И главное: использование, размещение, уведомление, ознакомление и согласовательный характер должны быть основаны на Законах и постановлениях.

Поэтому, во ВСЕ документы по данному вопросы включайте ссылки на правовые акты, обязательно указывайте законные основания.

Для удобства предлагаю таблицу со всеми ограничениями и ссылками на законодательные акты.

Автор: Елена Коптенко