Введение электронного документооборота или в кадрах снова эксперимент?

В какое интересное время мы живем! Отказ от привычных трудовых книжек, прочное вхождение в кадровую работу отчетности, пересмотр процессов в организации труда водителей, повышенный интерес работодателей к дистанционным формам работы…

А на повестке – новый эксперимент государства о переводе ряда кадровых документов в электронный формат.

Да, коллеги, пока идет эксперимент, но все довольно серьезно. На эту тему даже Федеральный закон вышел 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». И в дальнейшем мы будем все обязаны перейти на цифру в КДП (кадровом документообороте).

В общем, задумка не плохая. Согласитесь, кадры – это прежде всего огромных ворох бумаг, которые Трудовой кодекс требует оформлять живой подписью работника и работодателя.

Но моих курсах по подготовке кадровых специалистов большое внимание уделяется полному оформлению процессов документами, и их не мало. Мы прописываем пошаговую цепочку организации кадрового процесса и тут же сопровождаем его документом.

Например, «Отпуск»:

• Организация и регламентирование процесса (Глава «Предоставление отпуска» в Правилах внутреннего распорядка» или отдельный регламент об отпусках. Журнал/лист ознакомления работников)
• Организация ежегодного отпуска (График отпусков. Журнал/лист ознакомления)
• Оповещение о предоставлении отпуска по Графику (Уведомление)
• Перенос отпуска (По инициативе работодателя – Уведомление/предложение, по инициативе работника – Заявление)
• Принятие решения о сроках предоставления (Приказ)
• Оформление оплаты отпуска (Записка-расчет)
• Включение в учетную систему (Личная карточка, Табель)

Вы видите сколько документов? Все они не прихоть, а требование законодательства. И это только один процесс!

Перевод хотя бы части документов в электронное русло становится реальным.

Уже сейчас, не дожидаясь результатов эксперимента и изменений в законодательстве, можно попробовать перевести часть документов на «электронные рельсы».

Как это сделать?

Уменьшение бумажного документооборота надо начать… с бумажных документов. Вот такой вот парадокс.

Прежде всего, надо определиться, какие документы вы бы хотели сделать электронными. Составьте перечень.

Если документ не прописан в ТК РФ, как обязательный, например, заявление о приеме на работу или служебные записки, статистические отчеты, обходные листы и прочее, то вы смело принимаете это решение Приказом, закрепляете в документе, регламентирующем КДП (Инструкция, График документооборота), знакомите сотрудников с новыми или обновленными правилами.

А если вы хотите замахнуться на Трудовые договоры, обязательные уведомления и пр., что прописано в ТК РФ, вы должны официально вступить в эксперимент и, соответственно, оформить это документально.

Только после официального подтверждения вашего вступления ГИТ, в случае проверки, не оштрафует за отсутствие обязательного документа в бумажной форме подписанного живой подписью работника.

Как вступить в эксперимент.

Подробный ответ на этот вопрос дает «Положение о порядке проведения эксперимента по использовании электронных документов, связанных с работой», утвержденных приказом Минтруда от 14.05 2020 №240н.

В Положении подробно описана процедура и документы по вхождению в эксперимент.

Во-первых, нужно подать заявление от работодателя об участии в эксперименте. Форма такого Заявления есть в Приложении к вышеуказанному положению. Кстати, подать его нужно не позднее 1 декабря 2020 года.

Далее – определяемся с датой начала вашего эксперимента и уведомляем сотрудников о том, что они могут принять участие в нем или отказаться. Да, вот здесь я вижу подвох и перспективу двойной работы – для согласившихся и нет. Все как с «электронными трудовыми книжками». Поэтому желательно всех сотрудников убедить в оптимальности и выгоде перехода на электронное КДП.

А потом с каждого согласившегося сотрудника нужно взять заявление и подписать дополнительное соглашение.

И ещё, чуть не забыла! Все участники эксперимента (работодатели) должны направить Информацию о результатах эксперимента и предложения о внесении изменений в трудовое законодательство в части использования электронных документов. Форма такого документа также размещена в разделе Приложений к Положению о проведении эксперимента. Также вы можете запросить все нужные формы у меня.

Как все не просто – скажете вы. Да, соглашусь, любые новации и эксперименты законодателей реализуются через наш огромный труд и усилия. Но, с другой стороны, только так, с учетом мнения кадровиков - практиков и надо улучшать законодательные акты, только тогда законодательство будет не мешать, а помогать нам работать.

Автор: Елена Коптенко